ไฟล์ (File) คือ กลุ่มข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ เช่น เอกสาร รูปภาพ เพลง หรือโปรแกรมต่างๆ แต่ละไฟล์จะมีชื่อและนามสกุลกำกับว่าเป็นข้อมูลประเภทใด
โฟลเดอร์ (Folder) เปรียบเสมือนไดเรกทอรีหรือกล่องใส่ไฟล์ ใช้จัดเก็บไฟล์ให้เป็นหมวดหมู่เพื่อความเป็นระเบียบ โฟลเดอร์หนึ่งอาจมีไฟล์หลายไฟล์ หรือมีโฟลเดอร์ย่อยเก็บอยู่ได้ด้วย
การสร้างและจัดการโฟลเดอร์
เมื่อต้องจัดเก็บไฟล์ใหม่ ให้สร้างโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่ก่อน เช่น โฟลเดอร์ “งานวิทย์” หรือ “รูปวันเกิด” จากนั้นจึงคัดลอกหรือย้ายไฟล์เข้าไปไว้ในโฟลเดอร์นั้น โดยการคลิกขวาสร้างใหม่ พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ หรือใช้คำสั่งย้าย (ลากไฟล์ไปวาง) เพื่อเก็บไฟล์ให้อยู่ในที่ที่ต้องการ
การคัดลอกและย้ายโฟลเดอร์
สามารถคัดลอกไฟล์หรือโฟลเดอร์ เพื่อเก็บเป็นสำเนาไว้ในที่อื่น หรือใช้คำสั่ง “ตัด” แล้ว “วาง” เพื่อย้ายไฟล์ไปเก็บในโฟลเดอร์ใหม่ เช่น อาจเลือกไฟล์ทั้งหมดแล้วคลิกขวาเลือก “คัดลอก” จากนั้นเปิดโฟลเดอร์เป้าหมายแล้วกด “วาง”
การจัดระเบียบข้อมูลโฟลเดอร์
สมมติว่าเรามีรูปภาพหลายรูปเกี่ยวกับสัตว์ แต่เก็บรวมกันเป็นไฟล์เดียวกันจะหาไม่สะดวก เราสามารถสร้างโฟลเดอร์ชื่อ “รูปสัตว์” แล้วลากไฟล์รูปแต่ละรูปมาใส่ในโฟลเดอร์นั้น เมื่อเปิดโฟลเดอร์ชื่อ “รูปสัตว์” ก็จะเห็นรูปสัตว์ทั้งหมดรวมกัน ทำให้ค้นหาและจัดการง่ายขึ้น หรือจะสร้างโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ชื่อ “รูปสัตว์” เพื่อแยกประเภทเป็นสัตว์ต่างๆ อีกทีก็ได้ เช่น โฟลเดอร์ชื่อ “แมว” , “หมา” เป็นต้น
ตารางด้านล่างนี้สรุปการจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ในลักษณะที่เห็นภาพรวมได้ง่าย
ดังนั้นแล้ว โลกของคอมพิวเตอร์ก็ไม่ต่างจากบ้านของเรา การมี ไฟล์ และ โฟลเดอร์ ก็เหมือนกับการมีสิ่งของต่างๆ และกล่องเก็บของนั่นเอง ถ้าเราจัดระเบียบของในบ้านให้เป็นหมวดหมู่ ก็จะช่วยให้เราหาของเจอได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น การจัดระเบียบข้อมูลในคอมพิวเตอร์ก็เช่นเดียวกัน เมื่อเราใส่ใจกับการจัดเก็บและดูแลไฟล์อย่างเป็นระบบตั้งแต่ต้น ก็จะช่วยให้การเรียนรู้และทำงานของเราสะดวกสบายขึ้นในระยะยาว